×
خانه » دسته‌بندی نشده » لینک کردن سلول به فایل (هایپرلینک)
10 دسامبر 2019

لینک کردن سلول به فایل (هایپرلینک)

لینک کردن سلول به فایل (هایپرلینک) برای کارشناس HSE و فعالان HSE چه کاربردی دارد؟ 


می توان یکی از بخش هایی که وابستگی شدید به مستندات دارد را واحد HSE نام برد، دسترسی سریع و ساده به اسناد برای شما باید مقدور باشد در هر راستا راهکاری را به شما ارئه خواهد داد که می توانید به سادگی این کار را انجام داده و دسترسی خود و سایر همکارانتان را به اسناد واحد HSE سریع تر کنید. 

اما بیاید با هم بریم سراغ استاندارد ISO45001:2018 که در بند ۷٫۵ آن در مورد اطلاعات مستند صحبت کرده است. 

برای شما هم فایل اصلی استاندارد و ترجمه آن را قرار داده ام که می توانید بخوانید و  بعد از مطالعه این بخش از استاندارد به سراغ نحوه ساخت یک سند با ارزش می رویم.

۷٫۵ Documented information

۷٫۵٫۱ General

The organization’s OH&S management system shall include:

a) documented information required by this document;

b) documented information determined by the organization as being necessary for the effectiveness of the OH&S management system.

NOTE The extent of documented information for an OH&S management system can differ from one organization to another due to:

— the size of organization and its type of activities, processes, products and services;

— the need to demonstrate fulfilment of legal requirements and other requirements;

— the complexity of processes and their interactions;

— the competence of workers.

۷٫۵٫۲ Creating and updating

When creating and updating documented information, the organization shall ensure appropriate:

a) identification and description (e.g. a title, date, author or reference number);

b) format (e.g. language, software version, graphics) and media (e.g. paper, electronic);

c) review and approval for suitability and adequacy.

۷٫۵٫۳ Control of documented information

Documented information required by the OH&S management system and by this document shall be controlled to ensure:

a) it is available and suitable for use, where and when it is needed;

b) it is adequately protected (e.g. from loss of confidentiality, improper use or loss of integrity).

For the control of documented information, the organization shall address the following activities, as applicable:

— distribution, access, retrieval and use;

— storage and preservation, including preservation of legibility;

— control of changes (e.g. version control);

— retention and disposition.

Documented information of external origin determined by the organization to be necessary for the planning and operation of the OH&S management system shall be identified, as appropriate, and controlled.

NOTE 1 Access can imply a decision regarding the permission to view the documented information only, or the permission and authority to view and change the documented information.

NOTE 2 Access to relevant documented information includes access by workers, and, where they exist, workers’ representatives.

5-7: اطلاعات مدون

۱-۵-۷: الزامات عمومی

سیستم مدیریت OH&S سازمان باید شامل موارد زیر باشد:

الف- اطلاعات مدون مورد نیاز این مستند؛

اطلاعات مدون تعیین شده توسط سازمان که برای اثربخشی سیستم مدیریت OH&S لازم است.

نکته: میزان اطلاعات مدون برای سیستم مدیریت OH&S می تواند از سازمانی به سازمان دیگر به دلایل زیر تفاوت کند:

  • اندازه سازمان و نوع فعالیت ها، فرآیندها، محصولات و خدمات آن؛
  • نیاز به اثبات انطباق با الزامات قانونی و سایر الزامات؛
  • پیچیدگی فرآیندها و تعامل آنها باهم؛
  • شایستگی کارگران.

 

 

 

۲-۵-۷: ایجاد و به روز رسانی

در هنگام ایجاد و به روز رسانی اطلاعات مدون، سازمان باید از مناسب بودن موارد زیر اطمینان حاصل کند:

الف- شناسایی و شرح (مانند عنوان، تاریخ، نویسنده، یا شماره مرجع)؛

ب- قالب (مانند زبان، نسخه نرم افزار، ساختار گرافیکی) و رسانه (مانند کاغذی، الکترونیکی)؛

پ- بازنگری و تصویب برای تناسب و کفایت.

 

۳-۵-۷: کنترل اطلاعات مدون

اطلاعات مدون مورد نیاز سیستم مدیریت OH&S و این مستند، باید به منظور اطمینان از موارد زیر کنترل شود :

الف- در مکان و زمان موردنیاز، در دسترس و برای استفاده مناسب است؛

ب- در حد کفایت محافظت می شود (مانند عدم رعایت محرمانه بودن، استفاده نادرست، یا فقدان صحت آن).

برای کنترل اطلاعات مدون، سازمان باید در صورت کاربرد به فعالیت های زیر بپردازد:

الف- توزیع، دسترسی، بازیابی و استفاده؛

ب- حفاظت و نگهداری از جمله حفظ خوانایی آن؛

پ- کنترل تغییرات (مانند کنترل و ویرایش)؛

ت- نگهداری و تعیین تکلیف.

اطلاعات مدون با منشاء برون سازمانی که از طرف سازمان برای برنامه ریزی و عملیات سیستم مدیریت OH&S ضروری تشخیص داده شده است، باید روشی مناسب شناسایی و کنترل شود.

نکته۱: دسترسی، می تواند به معنای تصمیمی در مورد اجازه مشاهده صرف اطلاعات مدون یا اجازه و اختیار برای مشاهده و تغییر اطلاعات مدون باشد.

نکته۲: دسترسی به اطلاعات مدون مرتبط شامل ایجاد دسترسی برای کارگران و در صورت وجود، نمایندگان کارگران می شود.

هایپرلینک

بعد از ثبت اسم مد نظر درون سلول با راست کلیک کردن بر روی آن سلول میتوان گزینه Hyperlink را انتخاب نمود تا پنجره ذیل باز شود. (یا با انتخاب آن سلول از تب Insert گزینه Hyperlink را انتخاب نموده.)

در صفحه باز شده میتوان سه حالت لینک برقرار نمود.

۱- لینک به یک فایل درون سیستم

در این حالت با انتخاب گزینه Existing file or Web page در سمت چپ پنجره و مشخص کردن محل قرار گرفتن فایل درون سیستم، را مشخص نموده و تایی کرده تا لینک مربوطه برقرار شود.

۲- لینک به یک صفحه وب

بدین منظور تنها کافی است ادرس وب سایت مد نظر را در قسمت Address در پنجره Hyperlink وارد نمود.

۳- لینک به یک سلول یا شیت درون این فایل

بدین منظور کافی است حالت Place in this document را انتخاب کرده و از بین لیست شیتهای موجود در فایل فعلی، شیت مد نظر را انتخاب کرده و آدرس سلول مد نظر را ثبت کرد.

محمودی مسعود

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پانزده − پنج =